Возмещение транспортных расходов сотруднику в 2019 году

Представители некоторых профессий буквально живут в дороге, постоянно находясь в разъездах и длительных командировках. Это относится к курьерам, снабженцам, торговым представителям.

Разумеется, все поездки совершаются в интересах компании, но на первоначальном этапе оплачивать накладные расходы приходится из собственного кармана.

В этом случае, все затраты, понесённые сотрудником на проездные билеты, аренду гостиничных номеров или заправку собственного автомобиля, возмещает работодатель.

Согласно действующему законодательству, работникам компенсируются расходы, сопряжённые с выполнением трудовых обязанностей. Посмотрим, как работает эта норма на практике, когда и в каком размере происходит возмещение.

На что можно рассчитывать

Возмещение транспортных расходов сотруднику в 2019 годуПонятие компенсации понесённых расходов закреплено статьей 164 ТК РФ. Здесь указано, что под этим определением понимаются денежные выплаты, которые покрывают затраты, связанные с исполнением трудовых обязанностей.

Если говорить о конкретике, то под такими расходами подразумевается следующее:

  • использование личного автомобиля сотрудника для служебных нужд;
  • приобретение проездных билетов на общественный транспорт, включая железнодорожные, воздушные и водные пути сообщения;
  • пользование услугами служб коммерческого такси, при условии целесообразности совершения таких поездок;
  • аренда движимого и недвижимого имущества, включая затраты на его содержание и обслуживание.

Важно! Следуя положениям этой статьи, работодатель обязан возместить сотруднику все расходы, понесённые в служебных поездках и командировках, при условии, что эти затраты сделаны в интересах компании. Более того, все финансовые издержки должны быть обоснованными и подкрепляться соответствующими документами: чеками, квитанциями, проездными билетами и пр.

Разобравшись с основными определениями, рассмотрим особенности компенсации каждой статьи расходов в отдельности.

Скачать для просмотра и печати:

Статья 164 Трудового кодекса РФ «Понятие гарантий и компенсаций»

Использование автотранспорта сотрудников

Возмещение транспортных расходов сотруднику в 2019 годуЕсли в связи со служебной необходимостью работник предприятия пользуется личным автотранспортом, он вправе требовать от руководителя возмещения накладных расходов. Такая практика применима к монтажникам, торговым представителям и снабженцам, которые ввиду специфики работы не могут пользоваться общественным транспортом.

Возмещению подлежат:

  • обслуживание: заправка, мойка, ремонт и пр.;
  • амортизационный износ.

Отметим, что выплата компенсации возможна лишь в тех случаях, когда возможность использования личного авто в служебных целях согласована с работодателем. При этом договорённость должна иметь письменную форму. В теле договора обязательно прописываются условия компенсационных выплат и размер возмещения.

Скачать образец договора о выплате компенсации за использование транспорта сотрудника

Если компания арендует авто у сотрудника

Возмещение транспортных расходов сотруднику в 2019 годуТакая практика актуальна для случаев, когда предприятие не имеет собственного автопарка, поэтому заключает договор аренды автотранспорта с сотрудниками. Здесь порядок возмещения несколько изменяется, и работник вправе требовать от начальства следующих выплат:

  • арендная плата в размере, предусмотренном договором;
  • расходы на содержание авто;
  • затраты, связанные с заправкой и прохождением техосмотра;
  • расходы на ремонт.

Как и в предыдущем случае, письменное соглашение, заверенное подписями сторон, является обязательным условием для подобного рода сделок.

Расходы в поездках

Возмещение транспортных расходов сотруднику в 2019 годуСюда можно отнести следующие виды затрат:

  • покупка билетов, в том числе, проездных абонементов на все виды общественного транспорта;
  • дополнительные расходы, например, в поездах дальнего следования человек оплачивает постельное бельё.

Такие расходы обычно регулируются внутренним регламентом предприятия, и начальство утверждает список сотрудников, которые могут претендовать на компенсационные выплаты. Возможность таких расходов прописывается в условиях трудового договора.

Компенсация поездок на такси

Возмещение транспортных расходов сотруднику в 2019 годуТакие расходы возможны в ситуациях, когда речь идёт о встрече партнёров, прибывающих самолётами или поездами. В исключительных случаях, услугами коммерческих перевозчиков могут пользоваться курьеры, когда другая возможность выполнить служебные обязанности просто отсутствует.

В целом, порядок возмещения расходов за поездку на такси не отличается от рассмотренных выше вариантов. Такая возможность должна предусматриваться условиями трудового соглашения или внутренними нормативными актами предприятия.

Важно! С компенсацией таких расходов всё не так однозначно. Компенсация возможна лишь в тех случаях, когда пользование услугами коммерческих перевозчиков было действительно необходимо и целесообразно.

Дополнительные затраты

Возмещение транспортных расходов сотруднику в 2019 годуЗдесь речь идёт о служебных командировках в другой город, область или за пределы Российской Федерации. По вполне понятным причинам, здесь мало купить проездной билет, поэтому помимо транспортных расходов, сотрудникам возмещаются:

  • затраты на оформление визы и загранпаспорта;
  • комиссионные сборы и госпошлины, связанные с оформлением выездных документов;
  • приобретение медицинской страховки;
  • покупка полиса международного страхования автогражданской ответственности Green Card (в случае необходимости выезда за границу на личном транспорте);
  • суточные расходы на питание;
  • аренда гостиниц или квартир.

Важно! Закон обязывает работодателя выплачивать компенсации, но не регламентирует способы поездки и прочие технические нюансы. Поэтому руководитель вправе самостоятельно определить маршрут поездки: вид транспорта, конкретные отели, определённые заправки и пр. Несоблюдение данных предписаний может послужить поводом для отказа в компенсации расходов, если такая возможность предусмотрена условиями договора.

Документальное оформление компенсационных выплат

Возмещение транспортных расходов сотруднику в 2019 годуВозмещение транспортных и иных расходов, понесённых в связи с выполнением трудовых обязанностей, производится на основании заявления сотрудника. Документ составляется в свободной форме на стандартном листе формата А4, и содержит такую информацию:

  • кому: фамилия, инициалы, должность;
  • от кого: фамилия, инициалы, должность;
  • цель и дата поездки;
  • пункт назначения: область, город, адрес места пребывания;
  • сумма расходов.

Подкрепляется заявление документами, подтверждающими факт расходов.

Скачать образец заявления на возмещение понесенных расходов

Как подтвердить затраты

Возмещение транспортных расходов сотруднику в 2019 годуК заявлению прилагаются:

  • проездные билеты до места назначения и обратно, включая транспортные расходы на месте;
  • справки с железнодорожных вокзалов (подтверждает отсутствие поезда, если сотрудник выбрал авиаперелёт);
  • посадочные талоны;
  • гостиничные чеки.

В целом, во время деловых поездок необходимо скрупулезно собирать все чеки и квитанции, вплоть до трамвайных билетов.

Если билеты приобретаются через интернет

Возмещение транспортных расходов сотруднику в 2019 годуЭто довольно распространённая услуга, которую предлагают многие транспортные компании. Факт электронной покупки билетов или бронирования номеров в гостиницах подтверждается распечаткой из «Личного кабинета» платёжной системы, через которую проводились средства.

Возмещение расходов на использование личного автомобиля

Порядок и размер такой компенсации обычно оговаривается заранее и закрепляется условиями трудового договора. Поэтому для возмещения расходов обычно нужен только приказ о командировке, подписанный руководителем и чеки с заправочных станций.

Как подтвердить транспортные расходы

Возмещение транспортных расходов сотруднику в 2019 годуЧтобы возместить понесённые расходы в полном объёме, собирается такой пакет документов:

  • копия соглашения о порядке использования персонального авто для нужд предприятия;
  • копия регистрационного свидетельства автотранспорта;
  • первичная документация: путевые и маршрутные листы, служебные записки и прочие бумаги;
  • фактические расходы: квитанции с платной стоянки, заправочные чеки, оплата ремонта и техобслуживания.

Трудовое законодательство не ограничивает размер компенсационных выплат, поэтому этот вопрос решается в индивидуальном порядке между работодателем и сотрудником. Основные положения по этому вопросу закрепляются внутренними актами предприятия, и условиями трудового соглашения.

При налогообложении компенсация затрат, связанных с использованием автотранспорта, включается в статью «иные расходы», и не может превышать следующих значений:

  • мототехника — 600 рублей;
  • авто с объёмом двигателя до 2 литров — 1 200 рублей;
  • авто с объёмом двигателя более 2 литров — 1 500 рублей.

Суммы указаны для расчётного периода, равного одному календарному месяцу.

Пример

Представим ситуацию, что торговый представитель Иванов заключил с руководителем соглашение на использование личного автотранспорта для нужд предприятия. Условия соглашения следующие:

  • возмещение за эксплуатацию авто — 5 000 рублей ежемесячно;
  • оплата ГСМ из расчёта 7 рублей за 100 км пробега.

За месяц работы Иванов проехал 800 километров. В этом случае, ему полагается:

  • 5 000 — 1 200 = 3 800 рублей за эксплуатацию авто;
  • 7 * 800 : 100 * 45 (средняя цена литра топлива) = 2 520 рублей компенсации за ГСМ.
  • Дорогие читатели!
  • Мы описываем типовые способы решения юридических вопросов, но каждый случай уникален и требует индивидуальной юридической помощи.
  • Для оперативного решения вашей проблемы мы рекомендуем обратиться к квалифицированным юристам нашего сайта.

Если подтверждающая расходы документация отсутствует

В этом случае сотрудник пишет заявление на возмещение понесённых расходов, но работодатель может отказать в выплате компенсации или покрыть затраты частично.

Если возмещение происходит, то обычно учитывается минимально возможный тариф для проезда. Например:

  • поезд — только плацкарт;
  • самолёт — эконом-класс;
  • корабль — каюта 3 класса;
  • автотранспорт — автобусы и трамваи.

Добавим, что в частных структурах порядок такого возмещения обычно предусматривается внутренними нормативными актами.

Посмотрите видео о компенсации за использование сотрудником личного имущества

Источник: http://lgoty-vsem.ru/kompensatsii/kompensatsiya-transportnyh-rashodov-sotrudnikam.html

Компенсация ГСМ в 2019 году: кому, что и как компенсировать

Для начала разберемся подробнее, компенсация ГСМ — что это и почему работодатель обязан возместить такие расходы. Должностные обязанности целого ряда работников, таких, как курьеры, бухгалтеры, руководители, сопряжены с частыми разъездами. Компенсация ГСМ сотрудникам, использующим личный транспорт, в обязательном порядке выплачивается работодателем (ст. 188 ТК РФ).

Если служащий имеет разъездной характер работы, но при этом в учреждении отсутствуют собственные автосредства, он вправе воспользоваться личным транспортом для исполнения своих должностных обязанностей.

Компенсация расходов на бензин сотруднику производится при соблюдении следующих условий:

  1. Руководитель согласовал факт использования личного транспорта.
  2. Расходы по эксплуатации автосредства в рабочих целях подтверждены надлежащими документами (путевые листы, чеки с заправочных станций и проч.).
  3. Возмещение издержек может получить только штатный работник предприятия.

Как оформлять

Для корректного ведения учета компенсация за бензин сотруднику должна быть оформлена документально. Все детали возмещения надлежит закрепить в дополнительном соглашении к трудовому договору работника.

Возмещение транспортных расходов сотруднику в 2019 году

Далее в учреждении создается приказ руководства, в котором отражаются работы или должностные обязанности, в соответствии с которыми производится компенсация бензина сотрудникам, причины использования личного автотранспортного средства, а также виды издержек, возмещаемых служащим.

Возмещение транспортных расходов сотруднику в 2019 году

После согласования компенсирования издержек работник оформляет и передает в бухгалтерию заявление на соответствующее возмещение.

Возмещение транспортных расходов сотруднику в 2019 году

Бухгалтерский учет и проводки

Возмещение затрат производится в отношении любого сотрудника предприятия, использующего личное авто с целью исполнения своих служебных обязанностей. Учет расходов осуществляется в разрезе должности, трудовой деятельности конкретного работника. В бухучете издержки на горюче-смазочные материалы относятся к общехозяйственным либо коммерческим расходам.

Компенсация ГСМ, проводки:

  • Дт 20, 25, 26, 44 Кт 73 — начисление и принятие к учету расходов по суммам возмещения на ГСМ;
  • Дт 73 Кт 50, 51 — сотруднику возмещены суммы затрат на ГСМ наличными (на расчетный счет).

Максимальный размер выплат для легкового транспорта установлен нормами ПП РФ № 92 от 08.02.2002 и Налоговым кодексом РФ (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Нормативы варьируются в зависимости от объема двигателя в следующих пределах:

  • для двигателя объемом до 2000 см³ — 1200 рублей;
  • для двигателя объемом, превышающим 2000 см³, — 1500 рублей.
Читайте также:  Госдума обозначила сроки окончания пенсионной реформы

Если служащий использует грузовое транспортное средство, компенсация производится в полном размере величины издержек.

Налогообложение

Согласно действующим нормативно-правовым актам, на возмещение расходов ГСМ, произведенных с целью исполнения сотрудником служебных обязанностей, не начисляются ни налог на доходы физических лиц (п. 3 ст. 217 НК РФ), ни страховые взносы (подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).

Источник: https://gosuchetnik.ru/bukhgalteriya/kompensatsiya-gsm-komu-chto-i-kak-kompensirovat

Как компенсировать транспортные расходы сотрудникам

Случаи, когда работодатель обязан оплатить проезд работников, установлены Трудовым кодексом РФ. В соответствии со ст. 168 ТК РФ, работодатель возмещает сотрудникам расходы на дорогу при направлении в командировку. А в соответствии со ст. 168.

1 ТК РФ, возмещаются транспортные расходы, связанные со служебными поездками, работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер.

Причем сотрудникам, которые по служебной надобности вынуждены перемещаться в пределах населенного пункта, также положена компенсация за проезд в общественном транспорте.

Особенно внимательно нужно относиться к проезду на такси. Такие транспортные расходы в командировке подлежат компенсации, только если их необходимость удастся обосновать. Например, сотруднику пришлось добираться из аэропорта до гостиницы в позднее время. Или добраться до пункта назначения иным общественным транспортом было невозможно.

При переезде работника по предварительной договоренности с работодателем на работу в другую местность в силу ст. 169 ТК РФ сотруднику положена компенсация за проезд к месту работы и новому месту жительства не только его самого, но и членов его семьи. А на основании ст.

325 ТК РФ некоторые наши сограждане могут даже бесплатно съездить в отпуск.

Такая компенсация за проезд к месту отдыха и обратно в пределах Российской Федерации положена один раз в два года лицам, работающим в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и ежегодно — сотрудникам федеральных государственных органов и учреждений.

Чтобы получить такую компенсацию, сотруднику необходимо обратиться с заявлением к работодателю. В заявлении необходимо отразить сроки отпуска, сумму расходов к месту отпуска и обратно, приложить подтверждающие транспортные расходы документы (билеты).

Иные случаи, когда за дорогу платит работодатель

Вопрос доставки работников на работу и обратно трудовым законодательством не урегулирован, но многие работодатели оплачивают дорогу сотрудникам по собственной инициативе. А если такой пункт предусмотреть в трудовом или коллективном договоре, тогда, на основании п. 26 ст.

270 Налогового кодекса РФ, организация будет вправе не учитывать эти расходы при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль. Работодатель чаще всего осуществляет доставку персонала собственным или арендованным транспортом, когда возможность доставки общественным транспортом отсутствует или затруднена из-за удаленности производства или особенностей режима работы.

Но иногда сотрудникам просто выплачивается денежная компенсация проезда к месту работы и обратно общественным транспортом.

Компенсация за использование личного транспортного средства в служебных целях

Если сотрудник использует для поездок по заданию предприятия личный автомобиль, то работодатель обязан ему компенсировать расходы на топливо и амортизацию авто. Для этого может быть предусмотрена выплата компенсации в трудовом договоре. Но следует помнить, что компенсацию включить в расходы при расчете налога на прибыль можно только в пределах норм:

  • 1200 руб. в месяц — при двигателе 2000 см³ и меньше;
  • 1500 руб. — при двигателе объемом более 2000 см³.

Размеры выплачиваемых компенсаций можно предусмотреть приказом руководителя.

Образец приказа о размере компенсаций за использование личных транспортных средств

Возмещение транспортных расходов сотруднику в 2019 году

Другим вариантом является заключение договора аренды транспортного средства. Этот способ позволит отразить в налоговом учете всю сумму расходов сотрудника на транспортное средство. Чтобы компенсация была правомерна, сотрудник должен подтвердить, что является владельцем автомобиля.

Поездки от дома до места работы на личном автомобиле компенсации не подлежат.

Порядок выплаты и размер компенсации

Чтобы расходы были возмещены, их необходимо подтвердить. Таким подтверждением понесенных работником расходов являются проездные документы, к которым прикладывается соответствующее заявление на компенсацию проезда.

Некоторые компании не считают нужным собирать эти документы и ежемесячно компенсируют сотрудникам с разъездным характером работы некую фиксированную сумму.

Но в этом случае велика вероятность того, что контролирующие органы посчитают такие выплаты не возмещением расходов, а надбавкой к зарплате за особые условия труда, и обложат их соответствующими налогами и взносами.

При оплате работодателем дороги к месту отдыха такая оплата производится по наименьшей стоимости дороги кратчайшим путем. В соответствии с ч. 4 ст. 325 ТК РФ, человек может подать заявление на компенсацию за проезд до отъезда в отпуск, исходя из примерной стоимости билета. А окончательный расчет производится по возвращении на основании предоставленных проездных документов.

Образец заявления на компенсацию транспортных расходов к месту отдыха

Возмещение транспортных расходов сотруднику в 2019 году

Для компенсации транспортных расходов необходимо предоставление подтверждающих документов: ж/д и авиабилетов, квитанций такси, актов выполненных работ транспортной организации. При выплате компенсации за использование личного транспорта должно быть заключено соглашение о ее назначении либо предоставлен договор аренды. Если подтверждающих документов нет, то:

  1. Организация не сможет включить транспортные расходы в затраты при расчете налога на прибыль, ведь они должны быть не только обоснованны, но и документально подтверждены.
  2. Если все же организация выплатит компенсацию, то контролирующие органы посчитают ее частью заработной платы и обяжут работника уплатить НДФЛ, а организацию — страховые взносы.

Учет возмещения транспортных расходов

Обоснованные и документально подтвержденные расходы на проезд сотрудников включаются в затраты предприятия и в бухгалтерском, и в налоговом учетах. В бухгалтерском учете они отражаются по дебету затратных счетов (26, 25, 44). В налоговом учете — включаются в расходы на основании:

  • пп. 11 п. 1 ст. 264 — компенсация за использование личного транспорта в пределах норм;
  • пп. 12 п. 1 ст. 264 — командировочные расходы.

Источник: https://clubtk.ru/kompensatsiya-transportnykh-raskhodov-sotrudnikam-v-2018-godu

Учет и возмещение командировочных расходов в 2019 г. | Аюдар Инфо

Мишанина М., эксперт журнала

Возмещение транспортных расходов сотруднику в 2019 году

В статье напомним основные правила направления работников в служебные командировки, расскажем о гарантиях и компенсациях, которые предоставляются в этом случае, а также рассмотрим порядок отражения командировочных расходов в учете государственных (муниципальных) учреждений с опорой на изменения, произошедшие с 01.01.2019 в порядке применения КОСГУ.

Особенности направления работников в командировку

Определение понятия «служебная командировка» дано в ст. 166 ТК РФ – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

При направлении работника в командировку учреждение обязано (ст. 153, 167, 168 ТК РФ):

  • сохранить за работником место работы (должность);
  • выплатить работнику средний заработок за время нахождения в командировке (включая дни пути);
  • в случае привлечения к работе в выходные или нерабочие праздничные дни оплатить такую работу в порядке, установленном трудовым законодательством;
  • возместить в установленном порядке связанные с командировкой расходы по проезду, найму жилого помещения, выплатить суточные, а также компенсировать иные расходы, произведенные с разрешения или с ведома руководителя учреждения.

Отметим, что в служебную командировку работодатель может направить только лиц, связанных с ним трудовыми отношениями (постоянных работников и совместителей). Об этом говорится в п.

 2 Положения № 749[1], которым руководствуются все работодатели без исключения при командировании своих работников как внутри страны, так и за ее пределы. Командировать лиц, привлекаемых к работе по гражданско-правовому договору, нельзя.

Гарантии и компенсации, предусмотренные трудовым законодательством, в том числе связанные с командировками, на них не распространяются (ст. 11 ТК РФ).

Кроме того, при принятии решения о командировании сотрудников необходимо учитывать нормы ТК РФ, запрещающие или ограничивающие направление в командировку отдельных категорий работников. Так, запрещается направление в служебные командировки:

  • беременных женщин (ч. 1 ст. 259 ТК РФ);
  • работников в возрасте до 18 лет, за исключением спортсменов и творческих работников (ст. 268, ч. 3 ст. 348.8 ТК РФ);
  • работников в период действия ученического договора, при условии что командировка не связана с ученичеством (ст. 203 ТК РФ).

Направление в служебные командировки женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет, допускается только с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено им в соответствии с медицинским заключением. Женщины должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от направления в командировку (ч. 2 ст. 259 ТК РФ). Аналогичные правила распространяются (ч. 3 ст. 259 ТК РФ):

  • на одиноких родителей и опекунов, воспитывающих детей в возрасте до 5 лет;
  • на работников, имеющих детей-инвалидов;
  • на работников, которые осуществляют уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением.

Нормы возмещения командировочных расходов

Размеры и порядок возмещения командировочных расходов работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных учреждениях, в государственных учреждениях субъектов РФ, в муниципальных учреждениях, определяются соответственно нормативными правовыми актами Правительства РФ, органов государственной власти субъектов РФ, органов местного самоуправления (ч. 2, 3 ст. 168 ТК РФ).

Нормы возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории РФ, работникам учреждений, финансируемых за счет средств федерального бюджета, установлены Постановлением Правительства РФ № 729[2]. Приведем их:

Вид расходов Нормы возмещения командировочных расходов*
При наличии подтверждающих документов При отсутствии подтверждающих документов
Оплата проезда
  • Не выше стоимости проезда:
  • а) железнодорожным транспортом – в купейном вагоне скорого фирменного поезда;
  • б) водным транспортом – в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;
  • в) воздушным транспортом – в салоне экономического класса;
  • г) автомобильным транспортом – в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси)
  1. В размере минимальной стоимости проезда:
  2. а) железнодорожным транспортом – в плацкартном вагоне пассажирского поезда;
  3. б) водным транспортом – в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;
  4. в) автомобильным транспортом – в автобусе общего типа
Суточные выплаты 100 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке
Оплата найма жилого помещения Не более 550 руб. в сутки 12 руб. в сутки
Читайте также:  Очередной отпуск по трудовому кодексу рф в 2019 году

     *    Возместить командировочные расходы в большем размере можно на основании приказа руководителя учреждения, за счет экономии бюджетных средств (средств субсидии) или за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности бюджетного (автономного) учреждения (п. 3 Постановления Правительства РФ № 729).

Предельные размеры возмещения расходов работникам федеральных государственных учреждений на командировку за рубеж определены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 № 812 и Приказом Минфина РФ от 02.08.2004 № 64н.

На территории субъектов РФ и муниципалитетов действуют свои нормативные акты, которыми следует руководствоваться при определении размера командировочных расходов, подлежащих компенсации (см., например, Постановление Правительства г. Санкт-Петербурга от 25.08.2016 № 755, Постановление Совета министров Республики Крым от 26.12.2014 № 624).

Следует отметить, что возмещение командировочных расходов работникам должно производиться только на основании документального подтверждения факта командировки, которое является еще и необходимым условием для признания командировочных расходов как в бухгалтерском, так и в налоговом учете.

С целью направления работника в командировку оформляется соответствующий приказ (распоряжение) руководителя учреждения (по формам Т-9 или Т-9а, утвержденным Постановлением Госкомстата РФ № 1

Источник: https://www.audar-press.ru/komandirovochnye-rashody-v-2019

Компенсация проезда к месту работы: кому и когда положена

Компенсация транспортных расходов сотрудникам — это возмещение затрат, понесенных работником в части оплаты расходов на то, чтобы добраться до места работы, командировки или по другому рабочему заданию. Она положена:

  1. Командированным сотрудникам.
  2. Работникам Крайнего Севера.
  3. За использование личного транспорта.

Разберемся, какие траты и в каком размере должны быть компенсированы.

За какие транспортные расходы сотрудникам положена компенсация

В России по закону есть несколько видов компенсаций работникам по тратам, понесенным ими при исполнении должностных обязанностей. Статья 165 ТК РФ закрепляет исчерпывающий перечень компенсационных выплат, среди которых отдельно выделены транспортные расходы.

Какие предусмотрены компенсации в части затрат на транспорт:

  • возмещение трат за эксплуатацию личного транспорта сотрудника;
  • компенсация проезда к месту работы и обратно, в том числе на общественном транспорте и такси;
  • оплата командировочных расходов в части приобретения билетов (авиа, ж/д, наземный, водный и прочие виды транспорта);
  • оплата билетов к месту отдыха работника и обратно;
  • компенсирование издержек работника при переезде в другую местность.

Ограничений по суммам для каждого вида компенсационных доплат не предусмотрено, и работодатели самостоятельно устанавливают нормативы в отношении своих работников. Эти нормы не могут противоречить текущим положениям трудового законодательства и должны быть закреплены локальными приказами по организации.

Разберемся в особенностях предоставления каждого вида компенсационных выплат.

Компенсация за личный транспорт

Работники часто используют свой личный автотранспорт для выполнения служебных обязанностей: для транспортировки грузов, доставки отчетности, развозки товаров. А вот то, что утром работник прибыл в офис на своей машине, не относится к основаниям для назначения компенсации.

Условия расчета и выплаты компенсации за использование личного автомобиля необходимо обговорить с начальством и закрепить договоренности в специальном документе — договоре или соглашении об эксплуатации личного транспорта подчиненного. Без договора претендовать на компенсационные выплаты не приходится.

Размер компенсации устанавливается по договоренности (ст. 188 ТК РФ). Максимального и минимального ограничений по закону нет; работодатель и его подчиненный могут договориться практически о любой сумме компенсационной выплаты.

Источник: https://how2get.ru/job/rabochij-protsess/kompensatsiya-proezda-k-mestu-raboty-komu-i-kogda-polozhena/

Квр косгу возмещение расходов сотруднику 2019

В статье рассматривается применение КВР и КОСГУ при начислении возмещений и компенсаций сотрудникам учреждений. Перечисляются виды прочих выплат, закрепленные за различными категориями работников законодательными актами и ведомственными приказами. Объясняется правила определения бюджетной классификации затрат на выплату подотчетным лицам за товары и услуги.

Помимо регулярной выплаты заработной платы и пособий, у работодателя возникают и другие обязательства перед работниками. Они могут быть обусловлены характером осуществления трудовых отношений, а также определенным статусом сотрудника. Например, в организации, расположенной в районах Крайнего Севера, работодатель обязан возмещать сотрудникам проезд в отпуск.

Статус военнослужащего или судьи также дает право на получение дополнительных выплат или услуг за счет государства. В бюджетной сфере такие обязательства перед сотрудниками определяются законодательством РФ.

Косгу возмещение расходов сотрудникам

  • С 2019 года вступил в силу новый порядок применения КОСГУ по Инструкции 209н.
  • Рассмотрим примеры отражения возмещения расходов сотрудникам по разным кодам КОСГУ с 2019 года.
  • КОСГУ 212 Прочие несоциальные выплаты персоналу в денежной форме:
  • Возмещение персоналу дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства в служебных командировках (суточные, в том числе выплаты взамен суточных членам экипажей судов заграничного плавания).

С 2019 года некоторые статьи расходов по КОСГУ 212 перенеслись на другие коды, например:

  • Расходы, связанные со служебными командировками (проезд, проживание, иные расходы, связанные с выполнением служебного задания в командировке) относят на КОСГУ 226;
  • Компенсация стоимости вещевого имущества, компенсация за содержание собак по местожительству  относят на КОСГУ 226;
  • Возмещение расходов на прохождение медицинского осмотра относят на КОСГУ 226;
  • Компенсация за использование личного транспорта для служебных целей относят на КОСГУ 222.

КОСГУ 214 Прочие несоциальные выплаты персоналу в натуральной форме:

  • Компенсация расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска;
  • Компенсация (возмещение) расходов по проезду и провозу багажа работника и членов его семьи, заключившего трудовой договор о работе в организации, расположенной в районе Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и прибывшего из другого региона Российской Федерации;
  • Компенсация стоимости проезда к месту отпуска и обратно судьям;
  • Компенсация найма (поднайма) жилых помещений (за исключением служебных командировок) в установленных законодательством Российской Федерации случаях.

КОСГУ 266 Социальные пособия и компенсации персоналу в денежной форме:

  • Компенсации за неиспользованное право на санаторно-курортное лечение судьям;
  • Компенсации взамен бесплатного обеспечения лекарственными средствами;
  • Ежемесячные компенсационные выплаты в размере 50 рублей персоналу, находящемуся в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет, назначаемые и выплачиваемые в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 года N 1206.

КОСГУ 267 Социальные компенсации персоналу в натуральной форме:

  • Компенсация стоимости путевок на санаторно-курортное лечение судьям;
  • Компенсация стоимости медицинских услуг, стоимости именных путевок на санаторно-курортное лечение работникам учреждений, государственным (муниципальным) служащим, военнослужащим, приравненным к ним лицам и членам их семей, а также путевок их детям в детские оздоровительные лагеря в установленных законодательством Российской Федерации случаях.

Проверить правильность отнесения расходов по выплатам сотрудникам и посмотреть другие примеры можно в сервисе в конце статьи

Все перечисленные расходы принимаются к оплате на основании законодательных актов РФ, ведомственных приказов. В них определены условия и порядок возмещения, а также перечень подтверждающих документов. По отдельным позициям предусмотрена выплата предварительного аванса, учитываемого в окончательном расчете.                    

Компенсации взамен лечебно-профилактического питания, бесплатного обеспечения медикаментами, неиспользованного права на санаторно-курортное лечение устанавливаются в твердой сумме для отдельных категорий сотрудников. Так же компенсируются затраты на обзаведение имуществом при переезде и на содержание служебных собак по месту жительства.

Квр для возмещений и компенсаций

Отнесение затрат на выплату возмещения сотрудникам на определенный вид расхода зависит от их места работы и наличия специального звания.

  1. Персоналу бюджетных учреждений выплаты производятся по 112 виду расхода;
  2. Сотрудникам государственных и муниципальных органов власти – по 122 виду расходов;
  3. Военнослужащим и сотрудникам, которым присвоены специальные звания, — по КВР 134.

Законами РФ в некоторых случаях разрешается оплата проезда в отпуск или к новому месту службы не только сотрудникам, но и членам семей. В этом случае ко всем суммам применяется КВР возмещения расходов сотруднику. Начисление и выплата средств на проезд членов семьи производятся только сотруднику, получение их другими лицами не допускается.

Чтобы упростить себе работу, скачайте таблицу соответствия КВР и КОСГУ и вы не запутаетесь при определении расхода:

Возмещение за услуги и материальные ценности

Бывают ситуации, когда работнику организации государственного сектора приходится оплатить за свой счет какие-то услуги или ТМЦ, действуя в интересах учреждения. С документами, подтверждающими расходы, он обращается за возмещением.

Здесь имеет место приобретение за счет учреждения товаров и услуг, а сотрудник выступает в роли посредника, через которого осуществляется покупка. В этом случае применение кода бюджетной классификации основывается на анализе приобретенного объекта.

Если куплены материальные запасы, то КВР и КОСГУ будут следующие:

  • КВР 242 и подстатьи КОСГУ 340 – для товаров, относящихся к сфере компьютерных технологий (для бюджетных и автономных учреждений КВР 244, т.к. КВР 242 не они не применяют);
  • КВР 243 и подстатьи КОСГУ 340 – для товаров, приобретаемых в целях капитального ремонта;
  • КВР 244 и подстатьи КОСГУ 340 – для прочих товаров.

При возмещении нотариальных расходов работнику КОСГУ и КВР зависит от того, является ли платеж госпошлиной или оплатой услуг нотариуса. В первом случае возмещение нужно производить по 852 виду расходов и КОСГУ 291, а во втором применяется 244 вид расходов и КОСГУ 226. 

Читайте также:  Законопроект об изменении порядка трудоустройства инвалидов в рамках соцпрограммы содействия их занятости

Источник: https://www.budgetnik.ru/art/102779-qqq-01-29-kvr-kosgu-vozmeshchenie-rashodov-sotrudniku

Когда сотрудникам положена компенсация транспортных расходов в 2019 году

В том случае, если исполнение служебных обязанностей сотрудника напрямую связано с частыми, зачастую даже ежедневными, разъездами, работодатель обязан выплачивать ему компенсацию транспортных затрат. Отправиться в поездку работник может на личном автомобиле, на служебном транспорте, на общественном транспорте – в любом случае ему будет положена компенсация транспортных расходов.

В каких случаях полагается компенсация транспортных расходов сотрудникам

В трудовом законодательстве рассматриваются все случаи, когда наниматель обязан выплачивать своим сотрудникам компенсацию затрат, понесенных из-за разъездного характера работ. Так, согласно положениям Трудового кодекса, компенсации подлежат следующие затраты работника:

  • на оплату имущества, взятого в аренду, и расходов на его содержание и использование;
  • на покупку билетов на проезд в общественном и междугороднем транспорте и оплату услуг такси при возникновении необходимости;
  • на ГСМ и ремонт личного автомобиля во время использования в служебных целях.

Размер компенсации за эксплуатацию личного автомобиля в служебных целях должен быть прописан в локальных нормативных актах и в договоре с сотрудником. При определении суммы возмещения расходов необходимо опираться на требования Трудового кодекса.

Читайте также статью ⇒ “Компенсация расходов сотруднику”.

В каком размере выплачивается компенсация транспортных расходов

Положения Трудового кодекса не обязывают работодателей устанавливать размеры компенсаций транспортных затрат в каких-либо определенных рамках – на законодательном уровне не существует минимального и максимального размера возмещения. А потому при трудоустройстве работник и наниматель должны согласовать приемлемую для них обоих величину компенсации

Работодатель может назначить компенсацию служащему, даже если его личный транспорт использовался в рабочих целях лишь единожды.

Компенсация за износ транспортного средства может быть может быть обозначена отдельной строкой, как и любая из прямых затрат в ходе эксплуатации машины (бензин, масло, тормозная жидкость, антифриз, техосмотр, ремонт и т.д.

). То есть можно выплачивать не общую сумму возмещения, а разбить ее по статьям расходов.

Чтобы обосновать перед налоговыми органами затраты предпринимателя на выплату компенсаций, руководитель фирмы должен прописать схему вычисления суммы компенсации в локальных нормативных актах, учитывая при этом пробег машины, СПИ, частоту эксплуатации транспорта в служебных целях и т.д.

Существуют установленные нормы по выплате компенсаций, в рамках которых работодатель вправе действовать, чтобы иметь в дальнейшем возможность списать затраты в “прочие расходы” для уменьшения налогооблагаемой базы:

  • за эксплуатацию мотоцикла ему позволено списать 600 рублей в месяц, причем объем двигателя не имеет значения;
  • за использование легкового авто разрешается списать 1200 рублей в месяц (объем мотора – до 2000 куб. см.) или 1,5 тысячи рублей в месяц за транспорт, объем двигателя которого превышает 2000 куб. см.

Читайте также статью ⇒ “Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях в 2019 году”.

Какие документы подтверждают понесенные транспортные расходы

Чтобы получать компенсацию транспортных затрат в полном объеме, должны быть в наличии следующие документы, доказывающие обоснованность возмещения транспортных расходов:

  1. Приложение к основному трудовому договору о порядке эксплуатации личной машины в служебных целях (письменный договор о выплате компенсации за использование транспорта сотрудника).
  2. Ксерокопия свидетельства о регистрации автомобиля.
  3. Маршрутные листы, журналы поездок, служебные записки, путевые листы и любые другие первичные документы.
  4. Чеки, квитанции, накладные на покупку бензина и прочих горюче-смазочных материалов, на оплату ремонта и платной стоянки (собираются с целью представления с авансовым отчетом для получения компенсации).

Как рассчитывается компенсация транспортных расходов: пример

Работодатель и сотрудник заключили соглашение, согласно которому работника каждый месяц получает:

  • компенсацию за эксплуатацию личного автомобиля в размере 5 тысяч рублей;
  • компенсацию расходов на покупку ГСМ (по нормам – 7 литров на 100 километров для марки машины, эксплуатируемой сотрудником).

За последний месяц сотрудник передал в бухгалтерию отчет и чеки с авто-заправочной станции, в которых указал пробег машины за рассматриваемый месяц (690 км). Тогда бухгалтерия выплатила работнику:

  • возмещение расходов в сумме 5 тысяч рублей (из которых наниматель имеет право списать в затраты при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль только 1,2 тыс. рублей);
  • компенсация оплаты ГСМ = 7л. х 690 км. : 100 км. х 48 руб. (стоимость бензина по чекам на момент выплаты компенсации) = 2 318 рублей 40 копеек.

Законодательные акты по теме

Типичные ошибки

Ошибка: Сотрудник, который работает курьером, вынужден пользоваться услугами общественного транспорта. Ему не выплачивается компенсация расходов на проезд.

Комментарий: Поскольку разъезды связаны со служебными обязанностями, сотруднику должны быть компенсированы затраты, связанные с оплатой проезда на любом виде общественного транспорта.

Ошибка: Сотрудник пользовался услугами такси тогда, когда можно было проехать автобусом по служебным делам. Работник требует компенсировать ему расходы на такси.

Комментарий: Работодатель обязан компенсировать только обоснованные транспортные расходы. Такси должно использоваться в крайних случаях, или если имеет место особый характер работ.

Ответы на распространенные вопросы о том, когда выплачивается компенсация транспортных расходов сотрудникам компаний

  • Вопрос №1: Какие расходы подлежат компенсации, если компания арендует у сотрудника автомобиль, которым он же и управляет?
  • Ответ: В таком случае возмещению подлежат расходы на саму аренду транспорта, на бензин и прочие горюче-смазочные материалы, техосмотр машины, ремонт, содержание авто.
  • Вопрос №2: Какие сведения непременно должны присутствовать в договоре между работодателем и сотрудником о возмещении транспортных расходов?
  • Ответ: Поскольку, Трудовой кодекс не предписывает каким-либо особым образом назначать компенсацию затрат на проезд сотрудника по служебным делам, в договоре нужно указать размер компенсации, способ расчета и особенности выплаты.

? Видео-советы. Можно ли учитывать в расходах компенсацию сотрудникам затрат на ГСМ, если они используют личные автомобили?

В видео раскрывается информация о том, можно ли учитывать в расходах компенсацию сотрудникам затрат на ГСМ, если они используют личные автомобили⇓

Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:

Источник: https://kompensacii.ru/kompensaciya-transportnyx-rasxodov/

Порядок возмещения транспортных расходов сотрудников

Возмещение транспортных расходов сотруднику нередко становится темой обсуждения у бухгалтеров. В данной статье мы рассмотрим, какие нормы права регулируют этот вопрос, какие затраты относятся к транспортным, а также приведем алгоритм бухгалтерского и налогового учета компенсации транспортных издержек работнику.

  • Что такое компенсация, и какие расходы персонала относятся к транспортным?
  • Приказ, заявление о компенсации и иные документы для подтверждения транспортных расходов
  • Учет транспортных затрат, подлежащих возмещению сотрудникам
  • Итоги

Что такое компенсация, и какие расходы персонала относятся к транспортным?

В штате большинства компаний работают сотрудники, функционал которых связан с поездками. Это могут быть водители, курьеры, торговые агенты, менеджеры, а также офисные работники. Например, кассиру периодически нужно сдавать денежные средства в банк, а бухгалтеру – представлять документы в инспекцию. Такие издержки должны компенсироваться работодателем.

Компенсация – денежная выплата, которая связана с возмещением сотруднику затрат, возникших при выполнении его трудовых обязанностей (ст. 164 ТК РФ).

К транспортным издержкам, которые подлежат возмещению работникам, относятся:

  • Компенсации за использование личного автотранспорта.
  • Оплата арендуемой собственности (например, автомобиля или компьютера работника) и затраты на его содержание.
  • Компенсации за билеты общественного и иного транспорта, а также услуги такси и т. д.

Если же работа сотрудника имеет разъездной характер, то работодатель должен возместить и затраты на аренду жилого помещения, и затраты на проезд, суточные и иные издержки, предусмотренные ст. 168.1 ТК РФ.

Приказ, заявление о компенсации и иные документы для подтверждения транспортных расходов

Все расходы компании, в том числе и транспортные, подлежащие возмещению сотруднику, должны удовлетворять условиям ст. 252 НК РФ: быть экономически оправданными и подтверждаться корректно оформленными документами.

При этом работодатель может их компенсировать лишь при условии, что они осуществлены с его ведома и разрешения (письмо Минфина от 10.09.2015 № 03-03-07/52139).

Рассмотрим, какие документы необходимо оформить в каждом конкретном случае.

Размеры и алгоритм возмещения расходов разъездным сотрудникам нужно прописать в коллективном договоре и соответствующих дополнительных соглашениях с ними (ст. 168.1 ТК РФ). Условие о разъездном характере работы также необходимо зафиксировать в трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ).

Для обоснования служебных поездок как офисных, так и разъездных работников можно оформить единый нормативный акт компании, например, положение о компенсации транспортных затрат сотрудникам, в котором прописать все должности и порядок выплаты возмещений. Такой документ позволит оправдать разъезды как кассира, так и торгового агента и др.

  1. Документы для оформления и выплаты компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях

Возмещению также подлежат расходы за использование автомобиля сотрудником в рабочих целях (ст. 188 ТК РФ). Для обоснования выплаты компенсации работник должен предоставить работодателю копию ПТС, заявление с перечислением должностного функционала, для которого требуется автомобиль, и указанием на то, как часто он используется.

Источник: https://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/vedenie_buhgalterskogo_ucheta/poryadok_vozmeweniya_transportnyh_rashodov_sotrudnikov/

Ссылка на основную публикацию